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防止废标,你需要做好这些措施!

废标是指政府采购中出现报名参加或实质性响应的供应商不足三家、存在影响采购公正的违法违规行为、投标报价均超过预算、因重大变故采购任务取消的情形时,招标采购单位作出来的全部投标无效的处理。

一、废标的构成要件

1.有效投标人不足三家

有效投标人不足三家,就没有达到采用招标采购方式的基本要求,表明竞争性不强,难以实现招标目标。

2.采购的公正性受到影响

在采购活动中,有可能发生下列情形:采购人与供应商为排挤其他供应商而串通;供应商之间相互串通,哄抬价格或者排挤其他供应商;招标文件明显有歧视性条款;招标活动受到了外界强烈干扰等。

上述这些情形破坏了招标要求的公正、公平的环境,如果继续下去,将严重损害有关当事人的利益。

3.投标报价均超过了采购预算

《中华人民共和国政府采购法》第六条政府采购应当严格按照批准的预算执行。

《中华人民共和国政府采购法》第三十三条负有编制部门预算职责的部门在编制下一财政年度部门预算时,应当将该财政年度政府采购的项目及资金预算列出,报本级财政部门汇总。部门预算的审批,按预算管理权限和程序进行。

换句话说,就是批准的政府采购项目预算是采购支付的最高限额。一旦各投标人的报价都超过了采购预算,表明投标人的要价超过了采购人的支付能力,采购人不能签订采购合同,为避免不必要的经济纠纷,应停止招标活动。

4.采购任务取消

政府采购项目一经确立,原则上讲必须开展,不能取消。但在特定情况下,已经确立的采购项目或者已经开始招标的采购项目,必须取消。

根据采购实践情况看,这些特定情况包括:因国家经济政策调整,压缩支出等政策因素,取消了原定的采购项目。

招标项目废标后,采购人应当将废标原因及时通知所有的投标人。

二、废标的常见类型资格条件

招标公告以及招标文件都对投标人的资格标准进行了一一规定,符合招标文件资格标准所有条件的投标人才是合格的投标人,才有资格进入下一步评标。

而招标文件中要求资格的标准条件是通过投标人的各种有效证件、资料来实现的,所以各投标人在参加投标报名时、封标前时刻要注意资格文件的完整性、有效性和合格性。

1.需要说明的事项

如果公司正在年检,无法提供相应的证件,应该在征得招标单位或招标代理机构同意后去发证单位开证明,证明证件有效。

需要注意的是,只有发证单位的证明才有效,自己开的或上级主管部门开的证明都不能证明证件是否有效。

联合投标时应按规定提交联合体各方的证件或资料,同时在投标文件中附上联合体协议书。否则,联合体是无效的投标人。

如果受厂家约束,投标人只能采用本产品授权格式时,应事先征得采购人或招标代理机构的书面同意意见,否则有可能导致废标。

2.商务条款引起的废标

投标文件商务条款是对招标文件商务条款的响应,如果说商务条款的重要条款不能满足招标文件的要求,那就可能导致废标,一般性条款不能满足,将导致评标时评标委员会打低分,因此投标文件的商务部分是相当关键的,应当引起重视,经常出现的问题有:

交货期不能满足招标文件的要求,尤其要注意“日历天”“工作日”的区别;

质量标准达不到招标文件的要求,要注意企业标准和国家标准的区别;

付款方式不满足招标文件的要求;

投标有效期短于招标文件规定的有效期;

没有按招标文件规定的金额或比例交纳投标保证金的;

投标保证金交纳方式不符合招标文件要求的;

报价为非唯一性报价。(关于投标折扣的做法:应该是只有随投标文件一起递交且在公开唱标时唱出的投标折扣才为有效报价,否则将按报价的非唯一性处理);

投标文件的份数不满足;

规定加盖单位公章或签字而未盖章或签字的。

3.技术条款引起的废标

主要条款不满足的;

投标人复制招标文件的技术规格相关部分内容作为其投标文件的一部分的;

自认为自己产品某一特点优于招标要求的参数,但未提供文字解释或对比说明,而单一更改产品技术参数;

提供的质量检测报告与招标文件规定的检测品种、检测项目、检测方式、检测机构等要求不符。

4.其他原因引起的废标

因路远、堵车、乘电梯等客观原因而超过截止时间投标的;

未按规定密封的;

串通投标,且投标文件内容多处雷同的;

利用以前投标文件电子板编制新的投标文件,却忘记更改招标文件编号或投标日期。

三、废标与无效投标的区别

废标是指整个招标活动无效,当时的招标、开标、评标工作不得再继续,应予废标,即便确定了中标人,中标也无效。

无效投标则是指某一投标人的投标文件经评委初审认定为无效,将失去参加被评审的资格,在该次投标活动中,该投标人失去中标的可能。因此,无效投标针对的是某一投标供应商,涉及到的对象是投标个体并非整个投标活动。

四、废标的防范措施

1.加强法律法规的学习

加强对招标采购相关法律法规的学习,能从思想上重视招标采购,增强防范废标意识,能熟知哪些环节容易发生废标,哪些环节应当谨慎操作,从而不会人为造成废标,所以,加强法律法规的学习,应当成为时刻坚持的一项工作。

尤其是在每次开标前,集中学习相关法律法规,并对应注意的细节问题进行强调,非常必要。

2.规范招标信息发布

这是保证符合专业条件的供应商都能充分参加投标,使符合投标条件的供应商不少于三家的必要手段。

这就要求,一要规范地方财政部门指定的政府采购信息发布媒体的数量,应规定达到三家(含三家)以上,尽快改变只指定一至二家政府采购信息发布媒体,使信息发布不充分的现象;二要克服招标信息发布不当的问题;三要规定地方上凡有大数额的(一般指500万元以上)的招标公告还须在中国政府采购网等财政部指定的信息发布媒体上公布,以提高政府采购信息发布的覆盖面;四要保证自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日起,不得少于二十日。

3.细心制作招标文件

制作招标文件时要做到“不漏”、“不粗”、“不错”。

在“不漏”方面,要避免遗漏投标人须知(包括密封、签署、盖章要求等)的表述,避免遗漏投标报价要求(包括投标保证金的金额和交纳方式)、合同主要条款及合同签订方式、交货和提供服务的时间等的表述,避免遗漏省级以上财政部门规定的其他事项的表述。

在“不粗”方面,就是要详细明确投标人应交的各种资料,如资信证明的种类和名称;详细明确技术规格、要求和数量,包括具体的附件、图纸等;详细明确投标文件的实质要求和条件。

在“不错”方面,就是要保证制作的纸质招标文件和在指定的网络媒体上发布的电子招标文件应当保持两者一致,招标文件规定的各项技术标准应当符合国家强制性标准,明确的废标条款不能超越法律、法规所规定的范围。

4.认真编制投标书

除了对招标文件所要求的实质性要求和条件作出全部响应、一条也不能遗漏外,还必须注意两方面:

一方面是“招标须知”莫弄错,另一方面是“细小项目”莫大意。

所以,在编制投标书前要反复学习招标文件,编制中要对照政府采购法规和招标文件要求,一项一项细心编制,投标书制成后要认真校对,万无一失后再投出。

5.精心测算采购预算

若投标人的报价均超过了采购预算,采购人不能支付,就应予废标。

这就提醒我们,测算采购预算,既不能“丢头去尾”,也不能不留有余地,一定要精心测算。

首先,测算采购预算要全面考虑,要着眼于采购项目的全过程测算,决不能把采购项目的运输成本、安装成本、调试成本等全部或部分寄托在供应商的免费售后服务上;

其次,预算价格不能低于市场价太大。要把预算价格确定在优质优价的起点上,决不能把预算价格一味确定在低价格的起点上;

再次,备足采购资金,防止市场行情发生变化。一方面向财政部门申请资金时,要先征求集中采购机构的意见,使采购资金数额比较准确,另一方面本单位也应准备一定数额的自有资金,从而不管市场行情发生多大变化,都能保证不会发生采购人不能支付的情形。

6.严格执行招标采购程序规定

若出现影响采购公正的违法、违规行为,就应予废标。

在招标采购实务中,影响招标采购公正的违法、违规行为,大多发生在招标采购程序中,并且许多是因未执行相关程序规定,被人钻空子造成的。

这些未执行的规定,概括起来,主要表现在下列方面:

在招标程序中,招标采购单位未根据需要,就招标文件征询有关专家或者供应商的意见;

未针对招标采购项目的特殊情况,组织潜在投标人现场考察或者召开开标前答疑会,且未执行不得单独或者分别组织只有一个投标人参加的现场考察的规定;

对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的,未在提交投标文件截止时间十五日前,以书面形式通知所有招标文件收受人。

在投标程序中,一种情况是投标人未执行“不得相互串通投标,不得妨碍其他投标人公开竞争,不得损害其他投标人合法权益”的规定,搞“小动作”;另一种情况是以联合体形式投标的,联合体各方之间未按规定签订共同投标协议,或未详细明确约定联合体各方承担的工作和相应的责任。

在开标程序中,未执行开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行,开标地点应当为招标文件中预先确定的地点的规定;

未执行开标过程应当由招标采购单位指定专人负责记录,并存档备案的规定。

在评标程序中,未执行初审分为资格性检查和符合性检查的规定;

要求投标人作出必要澄清的书面形式,未执行应当由评标委员会专家签字的规定;

采购代理机构未执行应当在评标结束后五个工作日内,将评标报告送采购人的规定;

投标采购单位未认真执行应当采取必要措施,保证评标在严格保密的情况下进行的规定。

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